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脱エクセル・脱属人化!複雑な組織体制も一元管理で解決!

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会社名ステージグループ

業種IT・インターネット

従業員数100名(グループ全体 2022年6月現在)

利用SaaS数23個

課題

  • グループ各社で誰がどのSaaSを利用しているか管理出来ていない
  • コストも管理出来ておらず、無駄なコストが発生
  • エクセル管理のため業務負荷大
  • 業務が属人化してしまっている

利用機能

  • アプリ登録機能:利用しているSaaS(アプリ)の登録
  • 組織管理機能:各部署で利用しているSaaSを管理
  • コスト管理機能:毎月のコスト利用状況を把握

SaaS導入のしやすさが逆に仇となり課題に

─── まずはじめに、御社についてご説明ください。

中島さん:「Webコンサルティング」「マーケティング」「リサーチ・動画制作」「SEO対策」「ASEAN進出コンサルティング」を始めとしWeb業界のリーディングカンパニーとして「企業価値」を高めるソリューション事業を展開しています。

─── 中島さんの業務内容を教えてください。

中島さん:メイン業務は開発になるのですが、情シス業務も兼任してます。そのため、子会社含め社内で使われているSaaSアカウントの管理は私が行ってます。

─── グループ会社を含めて横断的に管理するうえでの課題・問題としてとらえていたことは何ですか

中島さん:SaaSを導入する際は、何人もの承認を得て社長のハンコをもらわないと導入できないような難しいフローは弊社にありません。どのくらいの費用が掛かって、導入したらこのようなメリットがあると説明すれば大抵承諾してくれます。

ただ、この提案の通りやすさが私たちの課題を作る原因となってしまいました。誰でも簡単にSaaSを導入できてしまうため、把握できないSaaSが増え、私たちの管理が追いつかなくなってしまったのです。

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(ステージグループ 中島 宗一郎さん)

─── メタップスクラウド導入前のSaaS管理体制(特徴)を教えてください。

中島さん:弊社は設立して16年目の企業になるのですが、SaaSを管理しはじめたのはここ2、3年です。エクセルで縦に従業員名、横にサービス名を記載して、利用の「〇」と「✕」を手作業で更新してました。誰でもそのシートを更新できるようにしていたのですが、ルール決めがされてなかったため更新漏れなどもあり、管理が煩雑になっていました。正直、私も入退社連絡を人事部から受け取った後、各SaaSのアカウント発行や停止は忘れずに行いますが、エクセルを更新するのは二の次になってました。

そんな状態だったので、管理する必要性は感じていたのですが、その正解がエクセルなのかどうかはずっと疑問に感じていました。次第にこのような曖昧な管理をしてても意味がないと思うようになり、何か解決できるツールはないかと探していたところ「メタップスクラウド」に辿り着きました。

同じツールで同じ情報を共有、メンバー間の連携強化で適正なアカウント管理へ

─── メタップスクラウドを採用した理由を教えてください。

中島さん:私がサービスを導入するかどうかの決め手として大事にしてるのは、自分がちゃんと機能や使いやすさを理解し、社内に浸透するイメージができることです。その点、メタップスクラウドの説明を初めて受けた時に、実際の画面を見てとてもシンプルかつシステムに触れ慣れていない方でも操作がしやすい印象を受けました。社内導入までのイメージも鮮明に湧きました。その後、自分で実際に操作してみて「これはいける」と確信に変わりました。

また、私たちが導入しているライトプランは必要性を理解してるエンジニアと費用対効果を意識する経営陣の意見がマッチした点も導入の大きな決め手となりました。

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─── 現在のメタップスクラウドの利用状況、導入後の効果をお聞かせください。

中島さん:利用している機能は、アプリ登録、組織機能、コスト管理機能です。
特にコスト管理機能は重宝してます。

そもそもコストを記録するという文化がありませんでした。SaaSを導入した担当者にだけSaaS企業から請求書が届き、私たちが把握できないところで経費処理されてしまう属人的な状態となってました。それがメタップスクラウドを導入したことで、費用確認ページで各SaaSのコストを部署のメンバー全員で共有できるようになりました。また、コストをグループ会社ごとに按分できるので、弊社のような子会社がある企業にとってとても便利な機能です。

─── メタップスクラウドを導入して業務に与えた影響・効果を教えてください。

中島さん:私は管理者という立場上、コストをよく見るのでコスト管理機能を使ってすぐにSaaSごとの費用を確認できるのは助かってます。経営陣にいつ質問されてもすぐに回答もできますね(笑)

他のメンバーはアカウント管理機能が便利と言ってました。私以外にもSaaSの管理をしているメンバーがいるのですが、メタップスクラウドを導入したことにより、管理者同士が同じツールで同じ情報を共有し合えるようになりました。その結果、退職者アカウントの削除漏れも軽減しています。今では社内のメンバーから「導入してくれてありがとう」と私が感謝の言葉をもらうようになりました。

stg_4※「メタップスクラウド」のサンプル画面。表記事項は全て架空の情報。

─── メタップスクラウドのサポート体制はいかがでしたか?

中島さん:しっかり対応してくれている印象です。1回目の打ち合わせで説明してもらった通りの操作が実際にメタップスクラウドで出来ていて、説明と挙動がちゃんと一致しました。

また、こちらから質問した事項はすべて答えていただきました。モヤモヤしたことは一度もなく、ストレスなく導入まで至ることができたと思います。

今後もちゃんとサポートしてくれるという安心感を導入後の今も持ってます。

─── メタップスクラウド導入を検討中の方向けにメッセージがあればお願いします。

中島さん:高機能すぎて逆に複雑なサービスよりもシンプルで分かりやすいサービスを求めてる方におすすめです。日本製というのも良いですね。海外製のものと違って現場や経営陣にもそのまま画面を見せて説明できたのでお互い理解が早く、みんながちゃんと納得して導入できたと思います。

弊社と同じような境遇だったり課題を抱えている方にはぜひ検討していただきたいです。

─── 中島さん、本日はありがとうございました!

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